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POLITIQUE SUR LA PROTECTION ET LA SÉCURITÉ DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
ÉNONCÉ DE POLITIQUE
Services d'interprétation culturelle pour nos communautés (CISOC) tient à assurer la protection des renseignements sur ses clients. CISOC respecte et estime ses clients, et agit avec intégrité en matière de protection et de sécurité des renseignements personnels recueillis auprès de ces derniers. Le présent énoncé de politique a été élaboré en tenant compte des dispositions des lois et règlements applicables, y compris la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (“LPRPDE”), laquelle prescrit les règles concernant la cueillette, l’utilisation et la communication de renseignements personnels dans le cadre de toute activité commerciale au sens défini par la loi.
DÉFINITIONS
“ renseignements personnels ” Tout renseignement qui met en lumière un trait qui permettrait à une personne d’en identifier une autre. Certains renseignements personnels, par exemple, les adresses d’affaires, sont largement diffusés dans le domaine public et on peut y accéder en consultant diverses publications, notamment des répertoires professionnels. Le présent énoncé de politique vise les renseignements personnels recueillis, utilisés et communiqués par CISOC, mais qui ne sont pas du domaine public.
" renseignements commerciaux " Renseignements, par exemple dénominations commerciales, numéros de téléphone d’affaires, noms de propriétaires, de dirigeants et d’administrateurs d’entreprises, titres de postes, numéros d’enregistrements d’entreprise (TVH, TVD, retenues à la source), situation financière, etc. Bien que la LPRPDE ne vise pas les renseignements commerciaux, la confidentialité de tels renseignements doit être assurée au même titre et avec les mêmes mesures de sécurité rigoureuses que la confidentialité des renseignements personnels.
" Client " Tout groupe de personnes qui utilisent les services ou l’information en provenance de CISOC, y compris des organismes gouvernementaux, des associations membres, des institutions, des instances politiques, des entreprises ou tout autre groupe.
" bénéficiaire de services " Toute personne qui reçoit des services prodigués par CISOC.
" base de données " Liste de noms, d’adresses et de numéros de téléphone de clients et de bénéficiaires de services consignés dans divers formulaires sous forme, sans s’y limiter, de fichiers informatiques, de dossiers papier et de fichiers sauvegardés sur des disques durs d’ordinateur.
" consentement explicite " Signature d’un formulaire de demande ou de tout autre formulaire contenant des renseignements personnels autorisant CISOC à recueillir et à communiquer des renseignements personnels concernant l’auteur ou l’auteure de la demande ou du formulaire en question, et ce, pour les besoins énoncés dans la demande ou les formulaires en question.
" consentement tacite " CISOC peut conclure qu’une personne consent à l’utilisation, à la conservation et à la communication de renseignements la concernant à des fins établies, et ce, à moins d’avis contraire de la part de la personne en question.
" tierce partie " Toute personne ou entreprise qui fournit des services à CISOC à l’appui des programmes, des avantages et d’autres services offerts par CISOC, à l’exception d’organismes ou de ministères auxquels CISOC rend des comptes en matière de prestation de programmes, d’avantages ou de services.
MOTIFS DE LA COLLECTE DE RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
CISOC s’emploie à collecter, utiliser et conserver des renseignements sur ses clients aux seules fins nécessaires pour la prestation de services de qualité supérieure et les besoins de gestion s’y rapportant, et pour se conformer aux lois et aux règlements applicables. Parmi les renseignements que le CISOC collecte, signalons :
- Le nom de clients et de particuliers;
- Les coordonnées, y compris le numéro de téléphone, l’adresse postale et l’adresse électronique, des personnes qui font une demande de services;
- La langue des bénéficiaires de services;
- La date, l’heure et l’adresse de rendez-vous;
- La nature des rendez-vous.
COMMUNICATION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
CISOC ne loue ni ne vend les renseignements collectés. En effet, CISOC ne divulgue aucun renseignement personnel sur un client à un organisme quelconque, sauf si le client y consent pour un motif énoncé dans le présent énoncé de politique.
Par ailleurs, CISOC ne communique aucun renseignement personnel sur un client à d’autres clients, sauf lorsque la divulgation de renseignements personnels est exigée par un motif énoncé dans le présent énoncé. CISOC peut divulguer des renseignements personnels sur des clients à des tierces parties, mais seulement si ces organismes ont communiqué avec CISOC afin de satisfaire à l’un des motifs énoncés dans le présent énoncé.
SÉCURITÉ DES RENSEIGNEMENTS
CISOC fait appel à des mesures matérielles, organisationnelles et techniques pour assurer la protection des renseignements personnels qui lui sont confiés. CISOC met tout en œuvre pour en assurer la protection au moyen de mécanismes de sécurité, par exemple, des logiciels de sécurité Internet, des classeurs verrouillés, des fichiers protégés par des mots de passe et ainsi de suite, et ce, pour prévenir la perte, le vol ou l’accès non autorisé aux renseignements, leur communication ou leur reproduction et leur utilisation ou modification non autorisée.
Parmi ces mesures techniques, signalons le protocole sécurisé de cryptage SSL (un protocole industriel standard). Le site Web, les identifiants de connexion et les formulaires de demande utilisent le protocole SSL pour les besoins de la collecte et de la transmission de renseignements. Le traitement de toutes les transactions via le protocole SSL fait en sorte que les renseignements personnels qui en font l’objet sont automatiquement cryptés avant leur transmission via Internet.
Les réseaux de CISOC sont protégés par de multiples pare-feu et, par ailleurs, toutes les données sont soumises à une analyse antivirus. Les données sont sauvegardées sur des bandes de secours et entreposées dans un lieu à l’épreuve du feu. Les documents papier sont stockés dans des classeurs verrouillables. Au bout de trois mois, ils sont entreposés dans un lieu sûr.
RESPONSABILITÉ
Le CISOC prend très au sérieux la responsabilité qui lui incombe relativement à la protection de la confidentialité des renseignements sur les clients. Les politiques et procédures de CISOC protègent la confidentialité des renseignements sur les clients et facilitent la conformité avec les règles et règlements applicables. CISOC tient ses employés responsables de la conformité avec ces politiques et procédures. Cet engagement est un aspect essentiel de la façon de travailler de CISOC. Pour toute question ou préoccupation, veuillez communiquer avec le directeur de CISOC ou avec le conseil d’administration.
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